○浅川町文書取扱規程

昭和43年1月1日

規程第1号

第1章 総則

(この規程の目的)

第1条 この規程は,浅川町における文書の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱の原則)

第2条 すべての公務が文書によつて遂行されることにかんがみ,文書はていねいに取り扱い,その処理は確実かつ迅速に行い,常に処理経過を明らかにし,もつて事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の職務)

第3条 総務課長は,各課の文書事務の処理状況を随時調査し,文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。

2 各課の長(以下「各課長」という。)は,その課の文書事務を適正かつ円滑に処理するように努めなければならない。

(簿冊)

第4条 文書の取扱に関して必要な簿冊は次のとおりとし,総務課長が作成し,及び管理する。

(1) 文書件名簿(第1号様式)

(2) 文書配付簿(第2号様式)

(3) 金券送付簿(第3号様式)

(4) 物品配付簿(第4号様式)

(5) 郵便,電報発送簿(第5号様式)

(6) 文書使送簿(第6号様式)

(7) 保存文書台帳(第7号様式)

(8) 保存文書供覧簿(第8号様式)

(用紙)

第4条の2 文書事務を処理するために使用する用紙は,特に必要がある場合を除き,次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 発議用紙甲号

(2) 発議用紙乙号

(3) 浄書用紙

(4) 計算用紙

第2章 文書の収受及び配付

(文書の収受及び配付)

第5条 本庁に到達した文書及び物品等は,総務課長が収受し,次の各号に定めるところにより,取扱わなければならない。

(1) 普通文書は,その余白に受付印(様式第9号)を押し,文書整理簿に登載し,番号を記入のうえ町長の閲覧を経た後,各課長に配付すること。

(2) 親展文書は開封せず,封皮に収受印を押し,文書整理簿又は文書配付簿により,名あて人に交付すること。

(3) 官報,県報,その他の定期刊行物又は軽易な文書は,受付印を押し,適宜処理すること。

(4) 審査請求書,訴願その他受付日時が権利の得失に関係ある文書は,第1号の規定による手続のほか,収受の日時を文書の余白に記入し,取扱者はこれに印を押し,その封皮を添付すること。

(5) 金券添付の文書は,本書にその旨を記入し,取扱者が印を押したうえ,主務課長に交付し,金券は金券送付簿により会計管理者に交付し,受領印を徴すること。

(6) 物品は,物品配付簿に記入して主務課長に配付し,受領印を徴すること。

(7) 私文書は,文書配付簿により,名あて人に配付し,その受領印を徴すること。

(郵便料金の未納又は不足の文書)

第6条 総務課長は,到達した文書又は物品のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは,主務課長と協議し,その未納又は不足の料金を支払つてこれを収受することができる。

(収受の手続を経ない文書)

第7条 総務課長を経ずに直接受領した文書又は物品は,ただちに総務課長に送付し,収受の手続を求めなければならない。

(文書の記号及び番号)

第8条 文書には,文書の記号及び番号をつけなければならない。

2 文書の記号は,主務課名の約字とし,暦年に相当する数字の次に用い,秘密に属するものは文書の記号の次に「秘」の文字を加えるものとする。

3 文書の番号は,年間を通じて一連番号とし,当該文書が完結するまで同一番号とする。ただし,庁内限りの文書及び軽易な文書については「号外」として処理することができる。

4 指令は,暦年に相当する数字は「浅川町指令」の文字にかえるものとする。

5 暦年に相当する数字及び文書の番号には,アラビア数字を用いるものとする。

(配付文書の処理)

第9条 各課長は,第5条の規定により文書を配付されたときは,次の方法により,処理しなければならない。

(1) 文書を点検して受領すること。

(2) 文書整理簿への登載を省略された文書で,登載して処理することが適当であると認めるものは,総務課長に送付してその手続を求めること。

(3) 自課の担当に属しない文書は,直接転送することなく総務課長に返付すること。

2 親展文書又は親展電報で秘密の取扱を要しないものは,すみやかに総務課長に送付して文書整理簿の整理を求めなければならない。

第3章 文書の処理

(文書の処理方針)

第10条 町長は,第5条の規定により収受文書を閲覧したときは,自ら処理するもののほかは,各課長に処理方針及び処理期限を示してすみやかに処理させなければならない。

2 施行期間の予定されるものは,必要な審議の機会を失わないように余裕をおいて起案しなければならない。

(文書の起案)

第11条 すべての事案の処理は,文書によるものとする。

2 文書の起案は,次の各号に掲げるものを除き,発議用紙甲号及び発議用紙乙号を用いなければならない。ただし,事案の内容により必要があるときは,発議用紙乙号に代えて他の用紙を用いることができる。

(1) 定例的な事案で,一定の簿冊により処理することができるもの

(2) 付せん用紙(第10号様式)により処理することができるもの

(3) 軽易な事案で本書の余白に朱書して処理することができるもの

3 文書の起案に際しては,次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文案はやさしくわかりやすい口語体とし,必要に応じて箇条書とすること。

(2) 用字は,次に定めるところによること。

 漢字については,当用漢字表(昭和21年内閣告示第32号)

 漢字の音訓については,当用漢字音訓表(昭和48年内閣告示第1号)

 漢字の字体については,当用漢字字体表(昭和24年内閣告示第1号)

 かなづかいについては,現代かなづかい(昭和21年内閣告示第33号)

 送りがなについては,送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(3) 字は大きく,太く,ていねいに書くこととし,字句を訂正し,又は添削したときは,証印して経過を明らかにしておくこと。

(4) 発議書には,簡潔な標題をつけ,その次に照会,回答,通知等その文書の性質を表わすことばをかつこ書すること。

(5) 事案が定例のものは,町長が定める例文によること。

(6) 電報案は,特に簡明を旨とし,案文にふりがなを付し,かつ,余白に総字数を記入すること。

4 発議書は,次の要領により整理しなければならない。

(1) こよりできちんとつづり,裏側でとじること。ただし,第5種に属する文書で,かつ,ページ数の少ないものについては,ホツチキスでとめることができる。

(2) 1枚限りの発議書には,必ず台紙をつけること。

(3) 発議用紙の枚数が2枚以上にわたる発議書には,ページ番号を付し,同一発議書において,本文案の数が数件にわたるものには,適宜,目次をつけること。

(4) 添付書類等で小さいものは,日本標準規格B列5番の大きさの紙の中央部にはつてつづること。

(5) 地図等は,適宜,袋に入れてつづること。

5 電話又は口頭による照会,回答,通知等は,当該事案が重要なものである場合には,発議用紙を用いて処理しなければならない。この場合,通話者,通話時刻等必要な事項を付記しなければならない。

(関係書類の添付)

第12条 発議書には,上司又は関係課が一読して判断することができるように,起案理由,経過の要領,関係法規その他参考となる事項を付記し,通知書等の関係書類を添付しなければならない。ただし,事案が定例又は軽易なものについては,これを省略することができる。

2 同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは,その完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。

(特別取扱)

第13条 発議書は必要に応じて秘,重要,至急,親展,書留,配達証明,内容証明,小包,速達,電報,電話,葉書,ファクシミリ,電子メール,金券添付等取扱別の表示をして発議しなければならない。

2 人事案件その他当事者以外の者に秘さなければならない事項を内容とする文書については,これを秘密文書として指定するものとする。

3 前項の規定による秘密文書の指定は,「秘」の表示印を当該文書の見やすい箇所に押印してするものとする。

4 秘密文書について,その内容を秘密にしておく必要がなくなつたときは,すみやかにその指定を解除し,関係者にその旨を通知するものとする。

(決裁区分)

第14条 発議書には,次の決裁区分を表示しなければならない。

甲 町長の決裁を要するもの

乙 課長限りで処理するもの

(決裁)

第15条 発議書は関係職員に回議し,町長又は課長の決裁を受けなければならない。

2 緊急を要する事案は,通常の手続によらず,上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合,処理後すみやかに正規の手続をとらなければならない。

(決裁年月日)

第16条 決裁になつた発議書(以下「原議」という。)には,総務課長が決裁年月日を記入しなければならない。

(原議の内容の変更を要する場合)

第17条 起案者は,原議中誤りを発見したときは,これを訂正して証印し,上司の検閲を受けなければならない。

2 廃案にし,又は施行を保留すべきときは,理由を付して上司の承認を受けなければならない。

第4章 文書の浄書及び施行

(文書の浄書)

第18条 文書は,次の方法により起案者が即日浄書しなければならない。

(1) 暦年に相当する数字,文書の記号及び番号,施行年月日,発信者の職名,あて名,標題並びに本文を原議に基づいて浄書すること。

(2) 往復文書については,浄書した文書の末尾余白に当該文書の起案者の所属課名及び職氏名並びにその者が担当者である旨を付記すること。

(3) 第1号の場合において,新たに番号をおこす必要があるものについては,総務課長に原議を差し出し,文書整理簿の整理を受けたのち浄書すること。

(4) 文書の日付は,施行する日の日付とすること。

(5) 浄書文書は必ず原議を校合するものとし,校合が終つたときは,原議の所定の欄に証印すること。

2 小包その他特別の包装を必要とする文書及び物品は,起案者が包装しなければならない。

3 起案者は,前2項の規定により浄書又は包装をした文書及び物品を原議に添え,総務課長に送付して施行の手続を求めなければならない。

4 やむを得ず執務時間外に文書又は電報を施行する必要があるときは,原議により,あらかじめ総務課長の承認を受け,宿日直員に送付しなければならない。

5 秘密文書については,その作成部数,保管部数,配付部数及び配付先を明らかにしておかなければならない。

6 秘密文書を作成するために使用した原稿,原紙,複写紙,資料等は,遅滞なく,切断,焼却等の方法によりその内容を判別することができなくなるように処分しなければならない。不要になつた秘密文書についても,同様とする。

(文書の審査)

第19条 総務課長は,前条の規定により送付された文書中に違法若しくは違式の又は訂正を要すべき字句があると認めるときは,これを訂正して起案者に返付しなければならない。

(公印)

第20条 総務課長は,文書を施行するときは,原議と照合確認し,浅川町の公印に関する規程(昭和48年規程第1号)の定めるところにより,公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず,次に掲げる文書については,公印の押印を省略することができる。この場合において,第2号及び第3号に掲げる文書にあつては,当該文書に公印省略の記載をするものとする。

(1) 町の機関あてに発する往復文(重要なもの(諮問,答申,建議,勧告及び課長が重要であると認める文書をいう。以下同じ。)を除く。)

(2) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文(重要なものであるものを除く。)

(3) 前2号に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文(照会,回答,依頼,通知,送付及び報告のうち,権利義務に関わらないもので,課長が軽易であると認める文書をいう。)

(文書の施行)

第21条 文書は,次の方法により,総務課長が施行しなければならない。

(1) 文書及び物品の施行は,日時を指定されたものを除き,即日行うこと。

(2) 文書及び物品を郵便又は電報により施行するときは,原議と照合確認し,文書整理簿に登載し,及び郵便発送簿に記載して行うこと。ただし,軽易な文書は,文書整理簿への登載を省略することができる。

(3) 文書又は物品を直接本人に手渡し,又は使送により送付するときは,文書使送簿により行いその受領印を徴すること。

(ファクシミリ又は電子メールによる発送)

第22条 第20条第2項に規定する文書は,ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

(原議の整理)

第23条 総務課長は,施行済の原議に施行年月日を記入して証印し,起案者に返付しなければならない。

2 起案者は,完結文書については,原議に文書の種別,類目及び完結の旨を明示し,総務課長に文書整理簿の整理を求めなければならない。

(文書件数調査表)

第24条 総務課長は,毎月収発文書を計算し,文書件数調査表(第11号様式)により,月表を翌月10日までに,年表を翌年1月末日までに作成し,町長の閲覧に供さなければならない。

第5章 未処理文書の調査

第25条 総務課長は,文書整理簿に登載された文書で1カ月をすぎてもなお未処理のものについて,毎月1回,未処理文書調査表(第12号様式)を作成し,各課長に送付しなければならない。

2 各課長は,未処理文書調査表を送付されたときは,ただちに未処理の事由を記入して証印し,これを総務課長に返付しなければならない。

3 総務課長は,未処理文書調査報告書を町長に差し出し,その指示により処置しなければならない。

第6章 文書の整理及び保存

(文書の管理)

第26条 文書は,常に未着手文書,未完結文書又は完結文書に区分して整理し,その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は,天災地変に際し,いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し,紛失し,火災,盗難等の予防を完全にしなければならない。

3 秘密文書については,他の文書と区別して取り扱い,秘密の保全につき,特に細心の注意を払わなければならない。

(文書の持ち出し)

第27条 文書は,上司の許可を得ないで所外に持ち出し,部外者に示し又は写させてはならない。

(完結文書の編集)

第28条 完結文書は,次の方法により事務担当者が編集し,及び製本しなければならない。

(1) 暦年(会計及び予算に関するものは,会計年度)ごとに編集すること。

(2) 種別及び類目別に区分し,完結月日の順に整理して番号をつけること。この場合,同一標題の文書については,完結文書が最上位になるようにすること。

(3) 事件が2年以上にわたるものは,完結した年又は年度に属する文書として編集すること。

(4) 事件が数類目に関係があるものは,最も関係が深い類目に編集し,他の関係類目にはその旨を記載すること。

(5) 紙数の多少により,適宜1類目を分冊し,又は数類目を合冊すること。分冊するときは分冊番号を記載し,合冊するときは類目ごとに区分紙を入れること。

(6) 調査書類,図面類で同一簿冊に編集することができないものは,適宜箱若しくは袋に入れ,又は結束して別に整理し,関係類目にはその旨を記載すること。

(7) 製本は,厚さ8センチメートルを標準とし,表紙(第13号様式),背表紙(第14号様式)及び目次(第15号様式)をつけて行うこと。

(完結文書の引継)

第29条 前条の規定により編集及び製本をした文書は,暦年編集のものは翌年度8月末日までに一括し,保存文書引継書(第16号様式)2通を添えて総務課長に引き継がなければならない。

2 前項の期限までに完結文書を引き継ぐことができないとき,又はそのまま主務課が保管しようとするときは,主務課長は,総務課長の承認を受けなければならない。

3 総務課長は,引継を受けた文書について種別,類目及び内容を審査し,その不適当なものは訂正を求めなければならない。

(文書の保管)

第30条 総務課長は,前条の規定により文書の引継を受けたときは,保存文書台帳に登録し,書庫に保管しなければならない。

2 書庫に保管するにあたつては,文書は,種別ごとに分類し,年次別,類目順に整理しておかなければならない。

(保存期間)

第31条 文書の保存期間は,次のとおりとする。

第1種 永久保存

第2種 10年間

第3種 5年間

第4種 3年間

第5種 1年間

2 文書の保存期間は,処理完結の翌年(会計及び予算に関するものは,翌年度)から起算する。

(書庫)

第32条 書庫は,総務課長が管理する。

2 書庫は,開閉を厳にし,そのかぎは総務課長が保管する。

3 書庫内は,常に整理し,清掃し,換気,防虫及び防湿に注意しなければならない。

4 書庫内では,喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

(保存文書の閲覧)

第33条 保存文書を閲覧しようとする者は,保存文書閲覧簿により総務課長の承認を受けなければならない。

2 閲覧中の文書は,どのような理由があつても,抜取,取換,添削等をしてはならない。

(保存期間満了の文書)

第34条 保存期間が満了した文書で保存期間の更新を必要としないものは,総務課長が廃棄しなければならない。

2 文書の廃棄にあたつては,総務課長は主務課長に合議し,町長の決裁を受けなければならない。

3 保存期間が満了した文書であつても,主務課長から請求があるときは,なお期間を限りこれを保存することができる。

4 保存期間中の文書であつても,主務課長が保存する必要がないと認めるものは,保存期間の定にかかわらず,総務課長は廃棄することができる。

5 文書を廃棄し,又は紛失し,若しくはき損したときは,総務課長は,その事由を明記して保存文書台帳を整理しておかなければならない。

第7章 執務時間外の文書の取扱

(簿冊)

第35条 執務時間外の文書の取扱に関して必要な簿冊は,次のとおりとし総務課長が作成し及び管理する。

(1) 電報受領簿(第17号様式)

(2) 書留受領簿(第18号様式)

(3) 物品受領簿(第19号様式)

(4) 文書物品交付簿(第20号様式)

(文書受領)

第36条 執務時間外に本庁に到達した文書及び物品は,次の方法により宿日直が処理しなければならない。

(1) 電報は電報受領簿に,書留は書留受領簿に,物品は物品受領簿にそれぞれ登載すること。

(2) 不服申立書その他収受の日時が権利の得失に関係があるものは,その封皮又は表面に受領の時刻を朱書して証印すること。

(3) 電報及び速達は,電話又は急使によりその要領を関係者に通知し,その処理について打ち合わせること。

(4) 受領した文書及び物品は,第1号の規定による取扱をしたのち種類ごとに厳重に結束して保管すること。

(5) 前号の文書又は物品について関係者から要求があるときは,文書,物品交付簿により当該関係者に交付し,その受領印を徴すること。

(6) 到達した文書又は物品のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは,原則として,その未納又は不足の料金を支払つてこれを受領すること。

(文書の施行)

第37条 執務時間外に施行する文書及び電報は,次の方法により,宿日直員が処理しなければならない。

(1) 宿日直員が施行することができる文書及び電報は,第18条第4項の規定によりあらかじめ総務課長の承認を受けたものに限ること。

(2) 文書及び電報は,原議と照合確認し,公印を押すべきものは,浅川町の公印に関する規程の定めるところにより,公印使用簿(第21号様式)に登載して押印すること。

(3) 郵便による施行は,郵便切手をはつてし,郵便切手受払簿(第22号様式)を整理しておくこと。

(4) 施行済の原議には,施行年月日を記入して証印すること。

(事務引継)

第38条 宿日直員が受領した文書,電報及び物品並びに施行した文書の原議は,その勤務時間終了後,税務課長又は交替者に引き継がなければならない。

第8章 補則

(町長への委任)

第39条 この規程に定めるもののほか,文書の取扱に関して必要な事項は,町長が定めることができる。

附 則

この規程は,昭和43年4月1日から施行する。

附 則(平成10年規程第1号)

この規程は,平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成19年規程第4号)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第3号)

この規程は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

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第5号様式及び第6号様式 略

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第15号様式 略

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第17号様式から第21号様式まで 略

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浅川町文書取扱規程

昭和43年1月1日 規程第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和43年1月1日 規程第1号
平成10年3月25日 規程第1号
平成19年3月20日 規程第4号
平成28年4月1日 訓令第3号